新修订的《档案法》规定，国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。现阶段各种类型的档案外包服务企业也如雨后春笋般投身到档案事业中，为档案事业的创新发展贡献了积极力量。随着社会的不断发展，机关单位的事务性工作越来越多，每名工作人员的业务内容越加繁重，很多部门都反映缺人、缺房，那么如何解决设置专兼职档案员，配备档案管理用房的问题呢？可以委托第三方公司来管理机关单位的档案吗？

什么是档案？

1.什么是档案?

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2.档案工作由谁领导？

新修订《档案法》将党管档案明确纳入法律条例，即坚持中国共产党对档案工作的领导。这一点充分的说明档案工作的性质，为党管档，为国守史。

3.档案工作的原则是什么？

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

档案机构及其职责

1.《中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第47号）》对档案室和档案馆机构和职责的规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

2.《第13号国家档案局令<机关档案管理规定>》对机关单位机构设置的规定

机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。

《机关档案管理规定》规定：

1.机关档案工作机构或档案工作负责部门应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。

县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。

2.档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。

3.档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

档案外包服务工作开展的要求

第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定：

机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）规定。

可以委托第三方公司管理档案吗？

档案外包服务

根据《机关档案管理规定》，档案工作人员应当为机关正式在编人员，机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。

档案外包服务公司也就是通常所说的第三方公司，如果仅仅是收集、整理、数字化，那么委托公司进行开展工作，可以提高工作效率，提升工作质量，原本需要数名工作人员历时数年完成的工作任务，在短时间内规范化的完成。如果抱着撒手不管，把档案全部交给外包公司管理，档案工作全部由公司进行开展，那则不可取。

那么如何做好档案外包服务工作呢？

首先，应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）规定。 

1.档案外包服务必须在不改变档案所有权和处置权的前提下开展工作，档案属于机关单位，属于集体、国家所有，各部门档案移交给机关单位的综合档案室，而不是某档案外包服务公司的档案室。

2.要加强档案工作的组织领导，成立档案机构，一把手负总责，明确分管领导。作为机关单位必须明确档案工作人员，要求政治可靠，业务过硬。即使有所兼职，也不能顾此失彼，明确岗位职责，按制度规章管理好档案。对可以外包服务的工作委托外包公司开展，但是要划定权限范围，做好监督指导。

3.档案是重要的文化财富，是历史的真实记录。《档案法》要求，一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。依靠企业开展档案外包服务是档案保护的重要手段，企业的灵活性、创新性、规范化有利于新时代档案工作的可持续开展，但是要做好外包服务工作的管理、安全、保密工作。通过审查企业资质、规范员工行为、加强业务指导、适时监督检查、培训考核反馈等途径，进一步规范档案外包服务行为，将档案管好、存好、用好。

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