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档案数字化的安全管理有哪些要求

1692024-01-05

档案安全是档案事业发展的基石,抓安全、保安全是档案工作的底线,也是档案数字化工作开展的前提保证。为做好档案数字化过程中的安全工作可以从项目的规划设计、规章制度、设施设备、人员配备、技术标准、管理流程等方面入手,确保档案实体安全,档案数据安全。

 

 

1.制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量,包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等。

 

2.依据相关的法律法规和各类技术标准,制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对纸质档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。

 

3.加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

 

4.纸质档案数字化工作如需外包,档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质.

 

5.在项目实施过程中,应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)、《档案服务外包工作规范》(DA/T68-2022),从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

 

6.档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

 

7.应加强纸质档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全,加强对外聘工作人员的审核。

 

8 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

 

9.加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

 

10.应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备,确保设施设备安全、先进,能够满足数字化工作的需要。

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