《纸质档案数字化规范》要求档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收，应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

在准备验收的工作过程中，具体需要准备哪些？一起来看看吧~

01  数量统计

按照招标文件和合同的要求做好本项目数字化成果的数量统计工作。档案数字化项目的验收不仅仅是质量的验收，也是对数字化成果数量的验收。数量统计需要满足以下几点要求：

（1）既要有总量，更要有分量，即每个门类、全宗、分类、年度、期限的数量；

（2）不仅有数字化扫描的数量，也要有整理、著录的数量；

（3）如果是插卷进行数字化的，还需要标识插卷部分的卷件号范围；

（4）确保统计数据的真实性和有效性，如隐藏文件、无效文件、重复文件不能计算在扫描数量中，重复目录、空白目录不能记录在著录数量中等。

02  装订装盒完毕

开展档案数字化验收即表示项目工作已经完成，各项流程的工作应已经全部完成，即将准备移交入库。装订、装盒时，需要注意以下几个细节：

（1）各类型档案按照相应的整理规则进行整理加工；

（2）数字化完毕应立即装订、装盒，注意需要按照统一标准进行操作，如直角装订、三孔一线、盒内档案排列顺序、背脊填写等等；

（3）将装盒后的档案，有序放入临时架进行摆放待验收，注意做好分类标识。

03  打印纸质目录

文书档案按照《归档文件整理规则》打印归档文件目录，其他门类档案按照相应规则标准打印对应目录，不能等到验收结束之后再打印。打印目录时，需注意：

（1）著录的目录数据要符合著录规则要求，无明显错误；

（2）按要求打印一套纸质目录，注意字体、字号、每页目录数量、行距、页边距、正反面设置等要求；

（3）使用规范目录夹进行装订，装订整齐美观；

（4）装订时注意档案门类、全宗、分类、年度、期限的区分；

（5）平时质检、抽查、验收过程中发现有错误的，要及时更正电子数据，同步调整纸质目录，如错误量大将全部重新打印。

04  数据备份

为保证档案数字化成果的安全，需要及时对目录数据、原文数据进行备份。验收前需要按照相关要求，制作一套完整的数据备份。

（1）档案目录数据要转换成XML、EXECL等格式；

（2）档案原文要能够有一份三套扫描件，即原始扫描件、图像处理扫描件、PDF合并利用扫描件，三套扫描件要能够数量一一对应；

（3）扫描件需要命名规范，存储路径要符合标准要求；

（4）备份的载体使用脱机的大容量硬盘，推荐使用大厂、名牌产品。

05  项目工作文档

本次档案数字化项目开展过程中所形成的文档资料，需要收集齐全，整理规范。项目工作文档是验收的重要组成部分，是否规范，是本次项目验收能否通过的条件之一。

（1）档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、记录，工作日志、工作流程单、前处理工作单、扫描工作单、图像处理工作单、数据录入工作单等；

（2）各种工作人员名单、访客名单、设备登记表、安全审查报告、保密承诺书、档案交接单、项目验收报告等。

06  申请报告

项目参与企业要认真总结，撰写申请报告，及时提交业主单位，便于项目验收的开展。

（1）申请报告主要包括：公司介绍、项目介绍、项目开展情况、项目完成情况、项目验收的计划安排等；

（2）项目负责经理要签字，项目公司要加盖公章；

（3）及时提交业主单位，等待验收工作开展。